行政管理岗位大揭秘

在前面已经提过，企业不同，其相应的行政管理岗位名称也会有所区别。这里以常见的7种行政管理岗位为例，对这7种行政管理岗位的工作职责情况予以了解。为了便于比较这7种行政管理岗位之间的关系，我们以表格的形式来呈现，见表1-1。

表1-1 常见行政管理岗位职责简介

通过表1-1，我们能够对一些常见的行政岗位有一定了解。对行政管理工作而言，提高效率是一个内在要求，为此，行政管理工作通常伴随一定的流程与考核标准，从而提升行政管理水平。

说一说流程设计与考核标准

在生活中，做很多事情都需要具备一定的流程，科学的流程不仅关系到做事的质量，还关系到做事的成败。在著名笑星周星驰主演的电影《武状元苏乞儿》中，苏乞儿（周星驰饰演）被赵无极废了武功，苏乞儿的父亲（吴孟达饰演）为了让儿子练成打狗棍法，便含泪狠心地把苏乞儿关到一个有很多狗的密室里，由于苏乞儿的父亲忘记给苏乞儿一根打狗棍，结果苏乞儿不但没有打狗棍去打狗，无法练习打狗棍法，而且被一群狗追着猛咬，最终苏乞儿被狗咬得伤痕累累。

当然，《武状元苏乞儿》中的很多情节具有搞笑似的励志色彩。在苏乞儿的父亲组织苏乞儿练习打狗棍法的流程中，由于忽略了给苏乞儿一根打狗棍，苏乞儿的父亲策划与组织的这场逼儿练习打狗棍法的戏草草收场。

其实，在实际工作中，我们是否也会因为考虑不周而使得流程执行质量大打折扣呢？比如，公司领导安排你去机场迎接一位客人，结果到了机场，你却发现领导没有给你要迎接客人的联系电话，当你急忙给领导打电话询问时，却发现领导的手机无人接听；当你终于拨通领导电话时，可能等来的却是领导一句：“客人已经自己打车到公司了！”这时，作为行政人员的你，恐怕心里有些不是滋味，你的做事能力或许也会因此在领导心目中打些折扣吧。

可见，要提高行政管理工作的效率，就需要设计工作流程、优化工作流程，从而确保事件的高效执行。我们接下来以采购办公用品为例，了解该事项的工作流程，具体如图1-3所示。

图1-3 办公用品采购管理流程示意图

在图1-3中，行政人员通过查看流程图，可以快速操作待办的相应事项，从而在第一时间内做对的事情。可见，流程设计可以指导工作人员快速理清思路，提高工作效率。

流程图解决了我们“怎么做”的问题，明确了做事的步骤，可是，仅掌握做事的步骤，不一定就能把事情做好，因为还要掌握做事的标准，这样才有可能把事情做得完美无缺。我们以图1-3为例，行政人员在统计办公用品的采购需求时，应该怎样统计？这通常会涉及有关统计表格。制订的采购计划应该包括哪些信息？比如要包括采购时间、采购人员、采购方式、采购预算等。在参与筛选供应商、协助有关部门洽谈价格时，需要注意哪些问题？另外，在配合相关部门提货时，要检查所采购的办公用品的质量、数量有无问题；在进行办公用品入库登记时，要统计清楚实际入库数量、入库时间、入库经办人等信息。

著名管理学大师彼得·德鲁克曾说：“没有考核就没有管理。”在行政管理中，设计工作流程，有助于理清工作思路；制定考核标准，则是为了明确实际操作是否达标，并将此标准作为企业对具体操作人员的考核依据。这样有助于提高行政管理工作的质量和效率。

到现在为止，我们基本上懂得了行政管理工作的一些技巧，即设计和优化工作流程、制定工作标准，这其实也是很多优秀的行政管理人员脱颖而出的秘诀。