我们打磨了邮件的称呼，启动了三段式结构，其实邮件还有一个给人留下第一印象的地方。

想想看，我们每天要读多少封邮件？我们是按照收到的时间顺序打开？还是有自己的偏好？

书信格式范文标准（书信格式范文图）

首先进入我们眼帘的是邮件的主题句——Subjectline，也可以称为“事由”。

有人会看：事由一栏是不是标红的重要或者紧急?

有人会看：是不是领导或者客户发来的。

所以人们的偏好是从邮件的主题句来判断。

这应是一行什么样的文字呢？

它是标题，它是导语，它是头面，它应该快速：

·Goodofferfrom

·Solutionstotheproblem

·Recommending

·Suggestionson

·Requesting

那么如何写出有效的邮件主题句呢？

请看例子：

1.MeetingReport

主题不清晰，建议改为：

July16,202Xsalesmeetingreport:consensusreached

2.SystemBreakdown

主题不清晰而且都是负面信息，建议改为：

ReminderandhotlinesupporttoITsystembreakdownfrom3-5p.m.July20

3.TripReport

主题不清晰，建议改为：

ShanghaibusinesstripreporttoXXcustomerfromMarch4-9

4.Vacation

主题不清楚，是已经休假了，还是申请休假没有说。建议改为：

ApplicationforvacationleavefromAug.5-15andBobasbackup

5.Annualdinner

主题也不清楚，建议改为：

Annualdinnerinvitation:HiltonGala7-10p.m.,Jan.12

6.Customer’scomplaint

主题不清楚，而且只说了问题没有解决方案。建议改为：

First-aidtoHongKongcustomercomplaintonafter-salesservice

7.Rats!

一家公司的员工发现茶水间里饭盒没有及时清理，结果招来了老鼠，她就用这个词提醒大家。可是该词是英语中比较粗鲁的表达，仅次于一些骂人的话，类似中文的“三字经”。写邮件的人没有经验，居然群发给了所有员工，甚至惊动了总经理，提醒她这个词表达不雅。

应该改为：

Alert:mousefoundinpantry.Cleanup.

别小看邮件的主题句，它可是会给别人留下第一印象哟！尤其在以上的这些主题句里，负面信息居多。试想一位经理在周一早上打开电脑邮箱，满眼都是：customercomplaint,systembreakdown这样的负面信息，情绪会如何郁闷崩溃！哎～～，突然有一封邮件的主题是：FirstaidtoXXcustomercomplaint——对XX客户投诉的急救方案。那么这位经理还不得像抓住一根救命稻草一样，先打开看看。

所以，主题句应该抓人眼球但又不要沦为标题党；它能够提供积极的解决方案而不是只会投诉、抱怨、哀叹。这已经完全上升到体现工作态度的高度了。

我们还可以怎么精进呢？

当然是抓主旨，有问题也有建议，这是最核心的结构，然后多用一些表示解决问题和建议的词：solutionto……,recommendation……,等等。一定要体现作者是带着方案来的，不只是哭诉或者抱怨。它是邮件的目的，也是解药。

在更完整的场景中，我们又该如何组织自己的邮件主题呢？请看以下两个例子：

1.(YourCompany)islookingforahotelorconferencehallwithreasonablepricetoholditsannualfeast.YouareinformingyourmanagerortheGMthatyouhavefoundagoodoffer.

你可以这么写：

Subject:GoodofferfromBeijingHotelforourannualfeast

一定要在邮件主题中突出重点，表明一定的结论。

2.YouareanHRstaffmemberandhavetoinformall(Beijing)colleaguesofthisannualevent.Youneedtohavetheirresponsetomakereservations.

你可以这么写：

Subject:Invitationforannualfeastandconfirmationexpected

因为这封邮件有两个目的：一是邀请公司员工参加年会；二是要求确认是否出席，以便安排具体事宜，所以应该清晰地表达出来。

有关写邮件主题句的建议我不一一罗列了，因为如果太细碎，对新手来说还是难以应用。我们需要回归主题句的核心本质——总结内容，引发注意。基于此，我们可以设计出授人以渔的方法。

商务英语写作的目的从大的层面是两个：一是“给”；二是“要”。有了这个底层认知，我们可以嫁接到无穷的写作标题的场景中去。

给：

Sendingdetailsaboutxxcustomer

Givingpricelistofxxmodel

Extendingseason’sgreetings

Providingourfeedbackonxxproject/candidates/

Submittingmyreportonxxmarketinganalysis

Moreinformationon

Introducing

I’moutofofficefrom

Announcingthepositionof

Offeringthelatestdeal:50%off

Savingyourefforton

Presentingourtotalsolution

Biddingfor

Updating

……

凡是和“给”有关的词汇我们都可以用上，这是不是又一次激活了我们长久休眠的英语单词呢？

再者就是“要”：

Requestingforyourapprovalon

Inquiringonxx

Askingforafavor

Helpneededfromyou

Hopetodiscusswithyou

Building

Let’swelcome

Couldyoupleasegiveusyourinputonourproject?

......

例如从以下几封邮件中，我们可以总结出主题句：

1.Dear

Thankyouforyourcomments.Acopyofyourletterhasbeenforwardedtotheauthorforhisresponse.Iamsureyouwillbehearingfromhiminthenearfuture.

Iampleasedthatyoufoundourarticleinformativeandhopethatyouwillcontinuetoreadourpublication.Shouldyouhaveanycommentsorquestionsinthefuture,pleasedonothesitatetowritetothisoffice.

Wevalueourreadershipandareproudtohaveyouasamemberofourfamilyofsubscribers.

这封邮件的主题就是：AppreciationofReadership

2.Dear

Thankyouforyourorder.Atthistimewecannotfillyourorderduetoanunexpectedshipmentdelayfromouroverseassuppliers.

Wewillholdyourorderforarrivalofthemerchandise,andshipshortlythereafter.Unfortunately,wecannotprovideyouwithaspecificshippingdateatthistime.

Thankyouforyouranticipatedpatienceinthismatter.

这封邮件的主题是：ApologizingforDelayinDelivery

3.Dear

BecauseMr.JonesisoutoftheofficeforthenexttwoweeksIamacknowledgingreceiptofyourletterdatedMay20,202X.Itwillbebroughttohisattentionimmediatelyuponhisreturn.

IfImaybeofanyassistanceduringMr.Jonesabsence,pleasedonothesitatetocall.

这封邮件的主题是：ReplyingonBehalfofMr.Jones

4.Dear

Thisistoinformyouthatwehavecarefullyreviewedyourestimateontheparkinglotrefurbishing.Weareplanningtocontractwithyouforthiswork.

Weareunabletoletthiscontractimmediately,asfinalapprovalofexpendituresofthisnaturemustcomefromtheheadofficeinNewYork.

Weexpecttoreceiveapprovalordisapprovalwithinthenext30days.Atsuchtime,wewillcontactyouwithinstructionsaccordingly.

Ifwemaybeofanyassistanceinthemeantimepleasefeelfreetocontactthisoffice.

这封邮件的主题是：OfferingtheContracttoYoubutWaitingforFurtherInstruction

5.Dear

Wearesorrytohearthatyouhavebeenexperiencingproblemswithyournew[nameofproduct].

Whilewedoaskthatourcustomerscontacttheirdealerintheeventofaproblem,werecognizethat,inyourcase,itwouldbeimpossible.Therefore,ifyouwillcarefullypackagetheunitinitsoriginalcartonandsendittous,our"doctors"willputitthroughathoroughexaminationtodeterminethesourceoftheproblem.

Iftheproblemturnsouttobeaminoradjustment,weshallmaketherepairandbesuretoreturnthe[product]toyouwithinthirtydays.Ifourdeterminationisthattheunitisdefective，wewillsendyouanimmediatereplacement.

Again,Iamsorrythatyouexperiencedthisdifficultyandwishtothankyouforyourpatienceandforpurchasingour[product].

这封邮件的主题是：ApologiesandOurActionstoSolvetheProblem

6.Dear

Ihavewrittentoyouseveraltimesoverthepastthreemonthsrequestinganexplanationonwhyyouhavefailedtobringyouraccountwithuscurrently.

Byignoringtheserequests,youaredamagingtheexcellentcreditrecordyouhadpreviouslymaintainedwithourcompany.Inaddition,youareincurringadditionalexpensetoyourselfandtous.

UnlessIhearfromyouwithintendays,Iwillhavenootherchoicebuttoturnyouraccountoverforcollection.IamsorrythatwemusttakesuchdrasticactionbutIamafraidyouleaveusnoalternative.Youcanpreserveyourcreditratingbyremittingyourchecktodayfortheamountstatedabove.

这封邮件的主题是：LastNoticeonYourAccountIssue

这样的例子我们信手拈来：

邮件的主题会给别人留下第一印象，也是别人决定是否打开邮件的敲门砖。此外，我们一出手就代表了公司形象，显示出作者的水平和实力，更影响到客户对我们的评估。所以提高质量，减少误解，输出效率是共识，我们更应该以解决问题为导向，重点突出，简洁有力。

文章：王参谋

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